Lean Organization: il metodo per ottimizzare l’azienda

Per un giapponese, Lean Organization fa rima con Kaizen. I concetti sono strettamente collegati ma forse non hai mai sentito nominare e pronunciare questi termini. Non è detto che tu li conosca, anche se sei a capo di un’azienda puoi tranquillamente procedere nel tuo lavoro e ignorare quella che viene definita organizzazione snella delle attività economiche.

Perché è questa la traduzione del termine Lean Organization: organizzazione snella. Di cosa? Semplice, delle attività che permettono alla tua impresa di procedere nella gestione quotidiana dei vari passaggi. Dalla catena di montaggio all’approvvigionamento dei pezzi per la produzione, fino all’organizzazione del magazzino: tutto può essere snellito. Ma come?

Cos’è la Lean Organization, spiegazione

Andiamo al sodo: la Lean Organization è un tipo di approccio gestionale delle aziende che prevede la concentrazione sul valore che si può dare al cliente. Si mette al centro la sua soddisfazione, impegnando tutte le risorse nel processo di eliminazione degli sprechi.

Le origini di questa metodologia organizzativa aziendale affondano nell’estremo oriente. In Giappone per la precisione. Dopo la Seconda Guerra Mondiale, l’industria nipponica aveva bisogno di una scossa per risollevarsi e la Toyota – che all’epoca era una fabbrica di piccole dimensioni che non poteva applicare la filosofia fordista – introdusse una soluzione.

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Le origini della produzione snella

Sakichi Toyoda (in foto), Kiichirō Toyoda e Taiichi Ōno, tra il 1948 e il 1975, applicarono quello che in letteratura è noto come Toyota Production System o TPS. Un sistema in grado di ridurre gli sprechi e ottimizzare il risultato, introducendo l’idea: fare tanto con poco.

La storiografia (ripresa da Wikipedia, fonte immagine) vuole che l’ispirazione sia arrivata studiando un supermercato. Uno dei principi adottati dalle fabbriche Toyota fu il Just In Time.

Ovvero, puntare sulla flessibilità continua e sulla produzione di piccoli lotti in modo da allinearsi subito alle esigenze di mercato. Senza avere grandi quantità di materia prima e prodotto finito in magazzino che poi rimane inutilizzato o venduto.

A differenza dalla visione taylorista¹ del lavoro all’interno di una catena di montaggio occidentale, al dipendente viene data la massima autonomia per bloccare il processo nel momento in cui individua anomalie o errori sistematici. Questo consente di eliminare a monte il problema dei prodotti fallati e di interi lotti inutilizzabili.

Con il passare del tempo anche le aziende occidentali hanno scoperto questi principi. Così il toyotismo si è diffuso e si è iniziato a parlare – dopo l’articolo Triumph of the lean production system² del 1988 di John Krafcik – di organizzazione snella delle aziende.

Gli obiettivi della Lean Organization

L’organizzazione snella dell’azienda ha come obiettivo finale l’ottimizzazione dei processi produttivi e della supply chain in modo da raggiungere un concetto già citato: il kaizen.

Ovvero, traducendo dal giapponese 改善), la perfezione. Che non deve essere ottenuta di colpo ma con piccoli passi che si definiscono attraverso un continuo ciclo di Deming.

Ovvero pianifico, faccio, controllo e intervengo che risponde alla sigla PDCA, Plan-Do-Check-Act. Nel tempo, questo percorso di ottimizzazione continua porta ad eliminare il muda (dal giapponese 無駄, gli sprechi) fino a ottenere il miglior risultato possibile

Quali sono i principi della lean organization?

La base di partenza dell’organizzazione snella e del relativo Lean Management (ovvero la gestione di questi processi) è l’ottimizzazione continua e costante. Ma di cosa?

Attraverso quali strumenti? I principi della Lean Production possono essere applicati grazie a una serie di metodologie che rimandano ad aspetti specifici della realtà aziendale.

Ad esempio il già citato Just in Time o il metodo Kanban. Anche la differenza tra FiFo e LiFo³ è importante ma per applicare queste soluzioni, che magari andremo ad approfondire nei prossimi articoli, dobbiamo focalizzarci sui principi riassunti nelle 5S.

• Separare. Ovvero fare in modo che si riduca il disordine e la confusione separando ciò che serve da tutto quello che è inutile in una determinata fase del lavoro o che può essere completamente eliminato dalla postazione.
• Sistemare. Dopo aver messo ordine nella separazione bisogna riorganizzare il tutto. Ogni elemento operativo ha un post e deve essere sempre quello. Dover cercare un oggetto, sia fisico che digitale, vuol dire perdere tempo. E questo è muda, uno spreco di risorse inutile e dannoso.
• Standardizzare. Ogni operazione deve essere uguale, c’è spazio per la modifica solo in un’ottica di ottimizzazione. Questo parametro riguarda il rispetto degli standard di sicurezza che sono centrali nella logica del Lean Thinking.
• Spazzare. Esatto, la pulizia fa parte dei principi della Lean Organization. Un banco di lavoro, una scrivania o un desktop sporco (dal punto di vista organizzativo) è inefficace. Quindi si perde tempo.
• Sostenere. Senza una buona diffusione dei principi di Lean Production e Organization a livello aziendale tutto questo non funziona. La formazione del personale e la motivazione sono due pilastri imprescindibili.

Come puoi ben capire da questo elenco dei principi di un’organizzazione snella ed efficace, c’è un aspetto fondamentale da sottolineare: l’efficienza. Ma non fine a se stessa. Tutto questo viene fatto per un motivo fondamentale. Leggi il prossimo paragrafo.

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Sempre il valore per il cliente al centro

Questo è il punto che dobbiamo portarci a casa: è giusto ottimizzare il tutto in modo da dare valore reale al cliente. Questo avviene in modi differenti, ad esempio migliorando il processo produttivo e ottenendo un maggior controllo qualitativo.

Non a caso uno dei capisaldi dell’ottica lean è il Total Quality Management in cui l’orientamento al cliente è parte fondamentale per ottenere una gestione completa di ogni aspetto produttivo e distributivo. Anche del customer care service, è chiaro.

Proprio per mettere al centro il cliente, molte aziende si rivolgono al nostro servizio QuBox per ottenere vantaggi concreti in termini di loyalty e fidelizzazione per i contatti già acquisiti ma anche di lead generation e nurturing. La qualità è tutto: il corporate gift nasce da un brief che ci forniscono i clienti e il dono viene accompagnato da una lettera (spesso una sales letter) per trasformare ogni contatto in un obiettivo. Vuoi maggiori informazioni?

1. Teoria del management di Frederick Taylor basata sull’organizzazione scientifica dei processi interni della produzione aziendale. Applicato alla catena di montaggio diventa taylorismo-forsismo. ↩︎
2. Lo puoi trovare online, ecco il PDF su edisciplinas.usp.br. ↩︎
3. First in, First out e Last in, First out. Rispettivamente due metodi di gestione della merce in cui si prevede l’uscita del primo o dell’ultimo lotto arrivato. ↩︎