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Come pianificare, gestire e organizzare al meglio la logistica dei regali aziendali di Natale. Dalla scelta dei fornitori ai tempi di spedizione, passando per personalizzazione, magazzino e tracciabilità: ecco tutto ciò che dovresti sapere per evitare ritardi, errori o stress dell’ultimo minuto.
Perché la logistica fa la differenza nei regali aziendali natalizi
Quando si pensa a un regalo natalizio aziendale, si tende a focalizzarsi su cosa inserire nella box o sul messaggio da scrivere. Ma spesso la vera differenza tra un’esperienza impeccabile e un’occasione mancata, la fa la gestione logistica.
In particolare a Natale, periodo in cui i corrieri sono saturi, i magazzini affollati e le tempistiche per le consegne si dilatano, anticipare e organizzare bene ogni fase è fondamentale.
Leggi anche: Quando iniziare a pianificare i regali aziendali di Natale
Le 5 variabili logistiche da considerare prima di ordinare
1. Tempistiche: quando iniziare la pianificazione?
L’errore più grave, eppure più comune è iniziare troppo tardi. Eppure piccole e grandi corporate si riducono all’ultimo costringendo tutta la filiera a inenarrabili salti mortali per poter recuperare il tempo perduto e talvolta neanche la buona volontà basta.
Come sottolinea anche Rete Logistica, il periodo natalizio è uno dei più complessi dell’anno per la filiera logistica: anticipare le scelte e strutturare bene la gestione delle spedizioni è essenziale per evitare disservizi, sovraccarichi e ritardi.
Se vuoi consegnare entro la prima metà di dicembre, dovresti iniziare a definire il progetto tra settembre e ottobre. Un regalo personalizzato, progettato ad hoc, con packaging curato e messaggio su misura, ha bisogno di tempi tecnici precisi.
Non si tratta di scegliere e spedire un prodotto finito che giace in un magazzino in attesa del tuo ordine, parliamo di un lavoro artigianale e personalizzato con tutta una serie di step che coinvolge diverse aziende.
Nei nostri progetti, ad esempio, il lavoro è complesso e articolato. Considera che i nostri fornitori sono per lo più piccole imprese artigiane che si trovano in diversi Paesi nel mondo. E no, non scendiamo a compromessi sostituendo quanto previsto con qualcosa di “più o meno simile”, neanche a Natale.
2. Quantità e varianti
Decidi se realizzare un’unica soluzione per tutti i destinatari o versioni differenziate per clienti, collaboratori, partner. Più varianti ci sono, maggiore sarà la complessità organizzativa: gestiscila con un fornitore abituato alla logistica multicanale.
3. Indirizzi e gestione dei destinatari
Prepara per tempo una lista ordinata, completa di nomi, ruoli, indirizzi, recapiti telefonici e note logistiche (es. “non consegnare il venerdì”). Per grandi quantità, considera la creazione di una scheda Excel condivisa.
4. Imballaggio, fragilità e sicurezza
Un packaging elegante deve anche essere protettivo. Scegli materiali che resistano al trasporto e alla “proverbiale cura dei corrieri” e verifica che il fornitore effettui test antiurto.
Attenzione in particolare a regali contenenti bottiglie, ceramiche o prodotti artigianali, il patatrak è dietro l’angolo.
5. Tracking e consegna assistita
Avere il tracking delle spedizioni e, se possibile, un’assistenza attiva in fase di consegna, è ciò che trasforma una logistica “standard” in un’esperienza di alto livello. Verifica che il tuo fornitore offra soluzioni di tracciabilità, gestione delle eccezioni e supporto in tempo reale.
Preparati, in ogni caso, a dover gestire destinatari assenti, pacchi rifiutati, pacchi lasciati presso vicini di casa ed altro ancora.
Se tutto ciò comincia a spaventarti, prova a considerare altre occasioni durante l’anno per inviare regali aziendali ai tuoi clienti.
Tabella riepilogativa: quando fare cosa?
| Fase | Periodo consigliato | Note operative |
|---|---|---|
| Brief e concept | Settembre | Definizione stile, tono, messaggio e target |
| Scouting prodotti e packaging | Fine settembre / inizio ottobre | Scelta delle varianti, mockup grafici, approvazioni |
| Produzione e personalizzazione | Ottobre | Tempi medi: 2–4 settimane |
| Logistica e spedizione | Novembre | Carico magazzino, etichettatura, gestione tracciamento |
| Consegna finale | 1–10 dicembre | Periodo ottimale per ricezione senza ritardi |
Gli errori più comuni nella logistica natalizia aziendale
- Aspettare fine novembre per iniziare a pensarci
- Non verificare con anticipo le scorte o le disponibilità dei fornitori
- Fornire indirizzi incompleti o con errori
- Ignorare le variabili di trasporto (freddo, urti, peso, fragilità)
- Non tenere traccia delle spedizioni o delle eccezioni
Qubox: regali personalizzati con logistica integrata
In Qubox offriamo un servizio completo: dalla progettazione creativa del regalo alla sua realizzazione, fino alla gestione logistica e consegna tracciata, in Italia e all’estero.
Gesstiamo senza problemi sia consegne su pallet che singoli colli, per qualsiasi destinazione nel mondo.
Il nostro lavoro non termina con l’affido al corriere dei colli da consegnare.
Seguiamo quotidianamente ogni singola spedizione, coadiuviamo da remoto il lavoro del corriere supportandolo in ogni esigenza, risolvendo problemi di ogni sorta sino ad avvenuta consegna nelle mani del destinatario e aggiornando il cliente sull’esito di ogni spedizione attraverso un file condiviso.
Lavoriamo con un approccio consulenziale, che parte dal tuo brief e ti accompagna fino al momento in cui il destinatario riceve il dono.
Niente stress, niente errori, zero preoccupazioni, solo esperienze curate nei minimi dettagli.
Vuoi che il tuo regalo arrivi nel modo giusto, al momento giusto?
Parliamone.
Progettiamo insieme regali aziendali natalizi con logistica integrata, tracciata e assistita.
FAQ – Regali aziendali natalizi e logistica
Quando è il momento giusto per iniziare a pianificare i regali aziendali natalizi?
L’ideale è iniziare tra settembre e ottobre. Questo consente di selezionare i prodotti, curare la personalizzazione, gestire la produzione e organizzare la logistica senza stress.
Come gestire l’invio dei regali aziendali a più sedi o destinatari diversi?
È fondamentale avere una lista aggiornata e strutturata con nomi, indirizzi e note specifiche. Affidarsi a un partner logistico con gestione multicanale e tracciabilità è la soluzione più efficace.
Cosa succede se un regalo si danneggia durante il trasporto?
Un fornitore esperto prevede imballaggi testati e assistenza post-spedizione. In caso di danni, una buona logistica offre una gestione delle eccezioni con sostituzione rapida.
Quanto tempo richiede la produzione di un regalo aziendale personalizzato?
Dipende dal tipo di prodotto, ma in media servono 2–4 settimane. Aggiungendo la logistica, è bene considerare almeno 30 giorni complessivi.
Posso tracciare le spedizioni dei regali inviati ai clienti o collaboratori?
Sì, molte soluzioni di gifting aziendale professionale prevedono sistemi di tracciamento per ogni singolo pacco, anche se spedito a indirizzi diversi.
