Indice dei contenuti dell'articolo
Di sicuro avrai avuto l’occasione (o sei in procinto) di organizzare una festa aziendale e la domanda, in questi casi, è piuttosto chiara: come ottenere i risultati adeguati ai miei scopi?
E, soprattutto, perché muoversi in questa direzione? Vogliamo realizzare eventi corporate interni solo perché i competitor fanno così o abbiamo degli obiettivi specifici?
La realtà: pianificare una festa aziendale vuol dire anche essere in grado di definire scopi specifici, ma per questo c’è bisogno di strategia. Non puoi improvvisare, devi conoscere le tecniche e le fasi per organizzare un evento per i dipendenti, i colleghi o i clienti.
Cos’è una festa aziendale: definizione
Molto importante capire di cosa stiamo parlando perché un evento o una festa aziendale non è semplicemente un momento di convivialità da condividere con altre persone. Si tratta di un potente strumento per migliorare la sinergia interna e ottimizzare i rapporti tra colleghi.
Ma anche con i quadri dirigenziali e la proprietà. Tutto questo senza dimenticare che si può organizzare un evento aziendale per i clienti, per la stampa o per altre figure.
Come i fornitori o i partner commerciali. Detto in altre parole, stiamo parlando di uno strumento per fare marketing e ottimizzare gli equilibri interni dell’impresa.
Chi deve organizzare una festa aziendale?
Ci possono essere delle soluzioni differenti. Alcune realtà, soprattutto quelle di grandi dimensioni, preferiscono esternalizzare questo impegno e affidare ad aziende specializzate la pianificazione di un evento. In altri casi, invece, si può passare il compito a sezioni interne.
Ad esempio, eventuali uffici dedicati ai rapporti con il personale o con i clienti. Con il supporto di fornitori esterni per compiti specifici come, ad esempio, il catering o i regali per eventi aziendali. Sarà questo un buon modo per rendere l’appuntamento indimenticabile.
Le fasi decisive per organizzare un evento aziendale
Ci sono momenti differenti da mettere in chiaro nel momento in cui desideri pianificare una festa nella tua azienda. In primo luogo devi identificare gli obiettivi: perché stai lavorando in questa direzione? Quali sono gli scopi? In alcuni casi si lavora a un evento corporate per fare team building, rafforzare i legami interni. In altri, invece, per celebrare un evento specifico.
Ad esempio il pensionamento di un dipendente o una festività. Potrebbe essere una buona idea creare un evento aziendale a ridosso del mese di dicembre e così puoi definire anche i regali aziendali di Natale. Altri motivi per organizzare una festa aziendale di successo:
- Presentazione di un nuovo prodotto.
- Inizio di una collaborazione importante.
- Fusioni e partnership di rilievo.
- Obiettivi raggiunti da celebrare.
Da qui si procede con una nuova riflessione: qual è il budget disponibile? La seconda fase organizzativa ci permette di attingere alle risorse per pianificare i vari passaggi.
Arriviamo al terzo punto: stabilire location e programma, con scelta dei relatori e dell’intrattenimento, del catering, degli allestimenti e del tema. Infine abbiamo la stesura del programma. Dove puoi indicare tutti i passaggi da rispettare durante l’evento.
Leggi anche: Idee regalo per anniversario aziendale
Come organizzare una festa aziendale
Come gestire gli interventi? Quale musica scegliere? Dobbiamo regalare qualcosa a chi decide di partecipare? Le opzioni sono diverse e le domande sul tavolo si susseguono.
Prima di avviare le procedure per organizzare un evento aziendale di successo devi mettere delle regole ben precise al tuo percorso per rendere unico il tuo appuntamento.
Intrattenimento
Di sicuro è un aspetto da valutare con cura. Se hai deciso di organizzare un evento aziendale devi anche proporre dei contenuti per le persone che partecipano all’appuntamento.
Magari si tratta di una cena, un incontro conviviale in cui ci ritroviamo solo per condividere del tempo. Ma queste soluzioni possono diventare il punto di partenza per:
- Presentare qualcosa.
- Annunciare un cambiamento.
- Celebrare un evento.
- Condividere conoscenze.
O semplicemente aiutare i partecipanti a sentirsi parte del tutto. Quindi devi organizzare la scaletta degli interventi se pensi di proporre degli speech, oppure c’è bisogno di contattare specialisti dell’intrattenimento per eventuali spettacoli musicali o teatrali.
Location
Uno degli aspetti da valutare con cura è la location dell’evento. Non puoi ospitare tutti in azienda, magari non hai gli spazi adeguati e l’area non si presta a questo tipo di attività. Di conseguenza, una volta individuati gli obiettivi e definito il target, devi scegliere il luogo.
Potrebbe essere un ristorante, una sala meeting o uno spazio all’aperto.
In quest’ultimo caso, assicurati di avere un piano B per eventuale mal tempo. Un punto di forza da rilevare è la vicinanza: la location deve essere bella ma anche facile da raggiungere.
Inoltre, assicurati che lo spazio sia attrezzato per le attività da svolgere durante l’evento. Ad esempio, potrebbe essere necessario un impianto audio o un videoproiettore. E poi valuta la modularità, la capacità di trasformare un’area in base alle tue esigenze specifiche.
Banchetto
Organizzare un catering di successo per un evento aziendale non è facile: hai bisogno di un’attenzione particolare ai dettagli e una buona comunicazione con il fornitore.
Però è un passaggio inevitabile, non puoi pretendere che gli invitati si intrattengano senza uno spuntino o un aperitivo. Non basta scegliere un menu adeguato allo stile dell’evento.
Verifica che ci sia il personale adeguato per il servizio. Prevedi eventuali attrezzature aggiuntive e coordina l’uscita delle portate in modo da mantenere un giusto equilibrio con i tempi.
Ancora un dettaglio. Se l’agenzia che si occupa del catering cura anche le decorazioni, sarà tuo preciso compito valutare la bontà e l’integrazione di questi elementi con il tipo festa.
Un ultimo consiglio per il tuo evento speciale
Non lasciare che gli invitati vadano via senza un ricordo. In queste occasioni può essere utile avere come riferimento i regali aziendali di QuBox. Organizziamo ogni opzione di un corporate gift, proponendo un catalogo doni o personalizzando completamente l’esperienza.
Ci dai un brief e noi definiamo ogni dettaglio.
Possiamo gestire i regali aziendali per dare il benvenuto a un dipendente, per salutarlo prima della pensione, per accogliere un cliente importante o un nuovo socio accompagnando ogni dono con una lettera scritta da un copy professionista per far leva sulle giuste motivazioni.
